Formularze ZUS już nie takie straszne…

Formularze ZUS już nie takie straszne…Zakład Ubezpieczeń Społecznych upraszcza język oficjalnych pism kierowanych do klientów. Mniej stron i rubryk będą miały także zusowskie formularze.

ZUS przeanalizował jakość języka używanego w kontaktach z klientami. We współpracy z ekspertami z Pracowni Prostej Polszczyzny Uniwersytetu Wrocławskiego opracował uniwersalne zasady komunikacji, do których stosować się będą wszyscy pracownicy.
Akcja „Prosto z ZUS” powstała z myślą o klientach. Jej realizacja wymaga dużego nakładu pracy, ponieważ przełożenie ustawowych zwrotów na przystępny język, bez utraty pierwotnego sensu jest niezwykle trudne i wymaga specjalistycznej wiedzy.
Zgodnie z nowymi zasadami pisma nie mogą zawierać skomplikowanych określeń, zdania powinny być krótkie i proste, a przepisy przedstawione w sposób zrozumiały, najlepiej „własnymi słowami”. Na bazie 60 dotychczasowych wniosków ZUS utworzył 40 nowych, co ułatwi klientom właściwy wybór.
- Pierwsze zmiany można zauważyć w konstrukcji zusowskich formularzy. Podzielono je na czytelne sekcje, zmniejszono liczbę stron, zredukowano ilość wymaganych danych, dodano prostą instrukcję wypełniania formularzy – informuje Małgorzata Łyszczarz-Bukała rzecznik regionalny ZUS Podkarpacia. – Przykładowo, obecnie zamiast „Objęcie ubezpieczeniem członków rodziny…” będzie - „Członków rodziny można ubezpieczyć…”, albo „Zaświadczenia przyjmujemy w punktach obsługi” zamiast - „Przyjmowanie zaświadczeń prowadzą punkty obsługi”.
Na razie efekt prac nad formularzami mogą ocenić klienci odwiedzający ZUS w Jaśle, Toruniu oraz w II Oddziale w Warszawie. Najprawdopodobniej w kwietniu takie formularze pojawią się także w palcówkach ZUS na całym Podkarpaciu.
Akcja „Prosto z ZUS” to także cykl szkoleń dla pracowników, które mają podnieść standard komunikacji z klientami. Zespół ekspertów zewnętrznych wyszkoli ponad stu konsultantów językowych, którzy będą odpowiedzialni m.in. za dalsze przeszkolenie załogi ZUS oraz
nadzór nad wypracowanymi standardami prostego języka. Szkolenia potrwają do końca roku.
Współpracująca przy projekcie Pracownia Prostej Polszczyzny zajmuje się polskim standardem tzw. plain language od 2010 r., gdy Instytut Filologii Polskiej Uniwersytetu Wrocławskiego przygotował pierwszą ekspertyzę komunikatywności tekstów o funduszach europejskich. Pracownia wspiera upraszczanie języka w wielu instytucjach publicznych i firmach. Realizowała między innymi inicjatywę obywatel.gov.pl w której uczestniczy także ZUS.
- Wszystkie wprowadzane przez ZUS zmiany zyskują aprobatę klientów - podkreśla rzecznik. - Klienci doceniają redukcję liczby informacji do wypełnienia, proste komunikaty, zrozumiały język. Dlatego mamy nadzieję, że końcowy rezultat akcji spotka się z pozytywnym przyjęciem.

Małgorzata Łyszczarz - Bukała
Rzecznik Regionalny ZUS
Województwa Podkarpackiego